In het FD van 24 juli 2018 viel te lezen dat door onze snelgroeiende economie en de toenemende krapte op de arbeidsmarkt steeds meer mensen op hun werk een stapje harder lopen. Of een uurtje langer blijven zitten. Vooral in de ICT-sector, commerciële en technische beroepen, transport, zorg en onderwijs is de arbeidsdruk hoog.

Tips en tricks
Internet staat bol van de blogs met de beste tips over hoe jij meer in minder tijd kunt doen: plannen, stoppen met multitasken, nee zeggen, sneller typen, routines inbouwen, enzovoort, enzovoort. Ook je boekenkast kun je prima met dit onderwerp vullen. Zo zegt een van de meest invloedrijke managamentgoeroe’s Tom Peters in zijn klassieker “In Search of Excellence” dat je behalve to-dolijsten, vooral ook to-don’t-lijsten moet maken. Richard Branson (CEO Virgin) zweert bij flexibel werken: ‘Flexibel werken stimuleert werknemers een betere balans te vinden tussen werk en privé. Deze balans helpt hen gelukkiger én productiever te worden.’ Eigenlijk kennen we al die tips en tricks wel. Consequent blijven toepassen is een compleet ander verhaal. Dat betekent over het algemeen een radicaal doorbreken van jouw werkwijze. Van bewustwording van jouw eigen valkuilen. Of misschien wel een totale reorganisatie van het bedrijf.

Slimmer gebruiken van data
Ik ga zeker niet beweren dat alle tips en visies op efficiënt werken niet helpen. Sommige daarvan pas ik ook dankbaar toe. Wel ben ik overtuigd dat er een ander belangrijk hangijzer is, waardoor wij het druk hebben:

Het niet slim gebruiken van aanwezige data


Iedere organisatie, groot of klein, maar ook freelancers, maakt gebruik van data. Vooral in Excel maken we heel veel overzichten en lijsten. In verschillende systemen is informatie opgeslagen. Prima. Uitstekend zelfs. Door de steeds verdergaande digitalisering is het mogelijk om de meest uiteenlopende gegevens om te zetten naar data. En daarmee kun je analyses maken, ontwikkelingen voorspellen, samenwerkingen verbeteren en vooral werkprocessen efficiënter inrichten. Uitstekend voor jouw bedrijf.

Maar …
Al die gegevens en informatie moeten wel slim zijn ingericht. Met elkaar samenhangen. Dan kun jij analyses maken door eerder ingevoerde data te genereren uit jouw systeem. Niet door data over te typen of delen te kopiëren naar weer nieuwe overzichten. Dat kan veel eenvoudiger.

Hoe?
In grote lijnen zijn er een drietal stappen te zetten.
Stap 1: inventariseren aanwezige data
Welke informatie, overzichten zijn digitaal aanwezig en welke informatie is niet aanwezig, maar wel van waarde? Welke informatie is nu niet digitaal beschikbaar maar wel nodig? Welke stappen moeten er gezet worden om dit te bereiken?
Stap 2: inventariseren benodigde data en gewenste overzichten
Welke informatie heb jij nodig om jouw bedrijf of project te managen? Dit kan van alles zijn: certificaatregistraties, offertes, facturen, inventarisaties, benchmarks, urenregistratie, grondstoffenverbruik enzovoorts. En in welke vorm: lijstjes, dashboards, KPI’s? Wat wil jij analyseren en hoe?
Stap 3: koppelen van aanwezige data
Voor een totaaloverzicht is er data nodig uit verschillende systemen. Om dit samen te voegen, worden er vaak handige dingen in Excel gemaakt. Maar beter is om bij de bron te beginnen. Koppel systemen daarom met elkaar. Zo hoef jij data niet twee keer in te voeren of ingewikkelde Excellijstjes bij te houden.

Wat is daarvoor nodig?
De basis is een duidelijke en doordachte ICT-architectuur. Dat hoeft zeker niet te betekenen dat er nieuwe en dure systemen aangeschaft moeten worden. Veel bedrijven, groot én klein, hebben vaak prima systemen draaien, maar benutten niet de ontelbare mogelijkheden die dat systeem in zich heeft. Omdat medewerkers het niet weten. Of omdat medewerkers niet zijn getraind en dus onvoldoende kennis hebben om de mogelijkheden te benutten. Is ICT dan leidend? Nee, zeker niet, jouw bedrijfsvoering is leidend. En ICT moet en kan daarin ondersteunend zijn!
Hoe werkt het dan in de praktijk? Dat vertel ik in een volgend blog.

Wil jij ook jouw data slimmer (her)gebruiken? Neem dan gerust contact op via info@ycontrol.nl

Carmen Valk-Struik
Ycontrol