Metadata, properties, eigenschappen. Verschillende woorden voor hetzelfde. Ze zorgen ervoor dat iedereen binnen SharePoint een document heel eenvoudig kan vinden. Helaas merk ik in de praktijk dat het middel erger is dan de kwaal. Want werken met metadata vergt discipline. Dus, hoe kun jij ervoor zorgen dat de metadata in jouw SharePoint omgeving wel gaan werken?
Ik geef 6 slimme tips, gebaseerd op mijn ervaringen.
- Eenvoudig in te vullen
Zorg ervoor dat metadata eenvoudig in te vullen zijn. Maak gebruik van drop-down menu’s of Ja/Nee opties. Het werkt laagdrempelig en nodigt de gebruiker uit om iets in te vullen. Een optimaal gebruik van views, filters en search zijn daardoor beter beheersbaar. Bovendien zorgen drop-down menu’s voor uniformiteit. Dat is dan ook weer mooi meegenomen.
- Makkelijk te begrijpen
Metadata moet voor iedereen in de organisatie te begrijpen zijn. Niet voor tweeërlei uitleg vatbaar. Een voorbeeld. Bij een klant ontdekte ik de property “Man” met een “Yes/No” optie. Niemand in de organisatie kon me vertellen waarvoor deze metadata was bedoeld. Het werd vervolgens nergens ingevuld. De metadata was daarmee nutteloos en onbruikbaar.
- Geen dubbelgangers
Vermijd metadata die teveel op elkaar lijken. Ze zorgen alleen maar voor verwarring en frustraties. Weer een voorbeeld uit de praktijk. Een klant had voor een documentstatus vijf verschillende opties bedacht, waaronder “Status Client”, “Status Vendor/Subcontractor”, “Status Construction” met elk zo’n 14 keuzes. Gebruikers hadden geen idee wat in te vullen met als gevolg dat zij niets, te weinig of veel te veel invulden. Met een paar kleine aanpassingen hebben we dit met elkaar teruggebracht naar één status met 16 keuzes.
- Toegevoegde waarde
Metadata werkt uitstekend mits ze toegevoegde waarde heeft. Jij zult zonder problemen 50 properties kunnen verzinnen, maar hebben ze alle 50 toegevoegde waarde? Bedenk dus vooraf wat jij wilt bereiken. Wat is het nut van de metadata en waarvoor is deze nodig? Voor filters en views? Wil je informatie samenvatten voor KPI’s en dashboards? Of heb je andere, geldige redenen?
- Logisch
Het klinkt voor de hand liggend, logische metadata. Maar zijn ze dat over drie jaar nog steeds? Ook als degene die ze heeft opgesteld weg is? En voor nieuwe medewerkers?
Voor logische metadata is het belangrijk om zoveel mogelijk afkortingen te vermijden. Door gebruik te maken van de omschrijving en door goed na te denken over wat jij wilt bereiken met die metadata: filteren, zoeken, KPI’s samenvatten, dashboards, etc., etc..
- Minimaliseer
Dat je 50 properties kunt aanmaken, wil niet zeggen dat je deze ook móet maken. Ik heb al besproken: iedere metadata moet logisch en van toegevoegde waarde zijn. Daarbij komt dat niet alleen het systeem tegen limieten aanloopt, maar ook het menselijke bevattingsvermogen heeft een grens. Meer columns geven minder overzicht en dus minder werkbaar.
Minimaliseren geldt overigens ook bij drop-down menu’s: kiezen uit een lijst van 50 opties zorgt voor gefronste wenkbrauwen en eindigt hoogstwaarschijnlijk in het invullen van niets.
Wat ik ook vaak hoor: “maak metadata verplicht of maak ze niet.” Het klinkt logisch. Toch raad ik het af. Stel dat jij 20 documenten krijgt om te uploaden. Van een paar documenten is niet duidelijk welke metadata jij moet invullen. Degene die antwoord kan geven, zit in een vergadering. Op korte termijn krijg jij geen duidelijkheid. Blijven er twee opties over:
- De documenten worden niet ge-upload, zodat de rest van het team wacht op misschien wel belangrijke informatie;
- De documenten worden ge-upload met in het wilde weg ingevulde metadata, zodat het systeem “vervuilt”.
Maak alleen die metadata verplicht als ze doorslaggevend zijn voor een juiste verwerking.
Wil jij ook slimme en werkbare metadata? Of zoek je hulp bij het inrichten van SharePoint als DMS voor jouw project? Neem dan gerust contact op via info@ycontrol.nl.
Carmen Valk-Struik
Ycontrol – Grip op jouw projecten