Slimmer gebruik maken van alle digitale informatie binnen jouw bedrijf. Dat is wat jij wilt. (iedereen toch?) En dan zonder steeds weer opnieuw gegevens te moeten invoeren die ergens anders ook al staan. Het kan! Daar schreef ik over in mijn blog “Zo maak jij slimmer gebruik van jouw data”.
Maar hoe ziet slimmer gebruik maken van jouw data er in de praktijk uit?
Onlangs werd ik uitgenodigd bij een bedrijf dat daken bedekt met sedum (vetplantjes). In de volksmond ook wel groendak genoemd. Een sedumdak draagt bij aan de duurzaamheid van het dak, werkt isolerend tegen kou, warmte en geluid, zorgt voor een waterbuffer en biedt een uitgelezen kans om extra groen in onze woon- en werkomgeving toe te voegen. Prachtig.
Voordat iemand sedum op zijn dak kan laten aanbrengen, controleert de inspecteur van dit bedrijf het dak. Hij doorloopt een lijst van punten, die hij in een notitieboekje noteert, om tot een eindoordeel te komen. Terug op de zaak verwerkt hij al deze gegevens in de computer en maakt een offerte. Na het bespreken van de offerte met de klant, waarop soms enkele aanpassingen volgen, verwerkt de inspecteur de offerte inclusief aanvullingen met kopieer- en plakwerk in een opdrachtbevestiging. Een volgende afdeling behandelt de getekende opdrachtbevestiging door verschillende gegevens opnieuw in te voeren …
Tot zover. Je snapt, er gaat op deze manier veel efficiënte tijd verloren aan het (her)verwerken van informatie. Het bedrijf had het bovendien erg druk. Er werd veel overgewerkt. De directeur van het bedrijf realiseerde zich dat dit ongetwijfeld op te lossen was door de workflow efficiënter in te richten. Behalve minder overwerk draagt een efficiënte workflow ook bij aan een positiever bedrijfsresultaat. De directeur vroeg mij naar een oplossing.
De oplossing
Binnen de SharePoint omgeving van het bedrijf heb ik een PowerApp van Microsoft gebouwd. Een PowerApp is een functionaliteit van Office 365 waarmee je een maatwerk bedrijfsapplicatie kunt bouwen om zo heel eenvoudig verschillende databases en andere bronnen met elkaar te verbinden.
Deze PowerApp voor het bedrijf heb ik allereerst specifiek voor de inspecteur ingericht. ’s Morgens ziet de inspecteur welke inspecties hij die dag heeft. Bij elk adres zijn de klantgegevens automatisch beschikbaar, kan hij heel eenvoudig de vragenlijst afwerken, vult eventuele opmerkingen in en, als kers op de taart, zodra hij aangeeft dat het dak “ok” is, kan hij automatisch een offerte genereren met de standaard gegevens (NAW, aantal m2 dak, enzovoort).
Tijdsbesparing en lagere foutmarge
Alleen dit gedeelte levert het bedrijf al een aanzienlijke tijdsbesparing op. Aansluitend heb ik aanvullende rapportages en formulieren, zoals een opdrachtbevestiging, factuur en bestellijst, aan deze PowerApp gehangen. Met een efficiëntere workflow op andere afdelingen tot gevolg.
Behalve tijdwinst verlaagt deze manier van werken ook de foutmarge. De kans op fouten door overtypen of kopiëren van informatie is groot. Bovendien zijn alle medewerkers blij dat het niet meer nodig is dezelfde data steeds opnieuw in een andere vorm te verwerken. Bijkomend voordeel: het inspecteren van een dak met gebruikmaking van een PowerApp op een mobiel of tablet zorgt bij de klant voor een professionele uitstraling. En geen natgeregende notities meer!
Wil jij ook jouw data slimmer gebruiken? Neem dan gerust contact op via info@ycontrol.nl.
Carmen Valk-Struik
Ycontrol