Stel je voor: je hebt een medewerker die onduidelijk, onbetrouwbaar, gedateerd, niet representatief en niet volledig is. Die zou je toch direct de laan uitsturen? En terecht! Vertel eens, zou je bovenstaande eigenschappen wel accepteren van de bedrijfsinformatie op je netwerkschijven?

Eén van mijn klanten had een onderzoek gedaan naar de hoeveelheid dubbele bestanden op zijn netwerkschijven. Er was 2.5 TB aan gegevens, waarvan 1.5 TB dubbele documenten bleken te zijn: dezelfde documentnaam en creatiedatum tot en met de seconde aan toe. In het onderzoek waren de bestanden die opgeslagen worden met “_versieX” of “_opm Sarah” niet eens meegenomen. En naar wat ik tot nu toe heb gezien en gehoord bij diverse bedrijven is dit geen uitzondering, eerder de regel.

Laat bovenstaande eens goed tot je doordringen: minimaal 60% (!!) dubbele documenten. Wat voor gevolgen heeft dit? Het gevolg van dubbele data is dat informatie slecht vindbaar is en dat er onduidelijkheid is over de juistheid en betrouwbaarheid. De problemen die ik ben tegengekomen door verkeerde informatie:

  • Bouwfouten omdat tijdens de constructie gewerkt wordt met de verkeerde revisie van de tekening;
  • Meerwerken worden niet geaccepteerd omdat een project is gecalculeerd op basis van oudere revisies van tekeningen en documenten dan waar het contract uiteindelijk mee is getekend;
  • Het volledige dossier is niet of met heel veel moeite samen te stellen op het moment van arbitrage.

De inefficiëntie is op deze manier niet alleen tijd van medewerkers maar ook keiharde euro’s door verkeerde calculaties, afgewezen meerwerken en verloren rechtszaken (die op hun beurt ook geld kosten).

Hoe dan wel?
Ten eerste: zorg ervoor dat de werkprocessen up to date zijn en goed in kaart zijn gebracht, dit zorgt voor focus. Denk hierbij aan versiebeheer, werkstromen, samenwerken, dossiervorming en vooral: archiveren.
Ten tweede: zorg dat de medewerkers aanhaken, zij moeten doordrongen raken van het waarom en de potentiële risico’s maar ook de kansen.
Ten derde: maak gebruik van een goed maar vooral handig ingericht Document Management Systeem. Betrek bij dit proces vooral de gebruikers en houdt de gewenste werkprocessen in het oog.
De belangrijkste tip is misschien wel: neem de tijd. Verwacht niet dat mensen binnen drie maanden zijn omgeturnd van netwerkschijven naar een DMS met metadata en workflows.

Benieuwd hoe wij de verbinding realiseren tussen mens, systeem en proces? Neem contact met ons op via info@ycontrol.nl of 078 – 30 39 800.