Een artikel over Project Control, vakantie, processen en mensen.
Hoe een eenvoudige pomp uiteindelijk € 800.000 kan gaan kosten.
Stel, een pomp van een offshore installatie dient vervangen te worden. De Owner stuurt via de document controller de informatie naar de Contractor zijn engineer. De documenten worden bijgewerkt en ter acceptatie aangeboden aan de Owner.
De engineer van de Owner krijgt de betreffende tekeningen via de document controller en heeft 10 dagen voor het acceptatieproces. Tot zover geen vuiltje aan de lucht, en de kosten van het geheel zijn slechts € 10.000.
En dan gaat de engineer van de Owner op vakantie…..
Na 10 dagen neemt de Contractor aan dat er geen commentaar is (zoals afgesproken in het acceptatieplan), en wordt de pomp besteld volgens het “goedgekeurde” ontwerp. De pomp wordt keurig op tijd geleverd op site. Alles loopt volgens planning en budget: de project kosten zijn op dat moment € 60.000,-.
Op het moment dat men de pomp wil installeren, komt men erachter dat de pomp niet past op de bestaande fittingen. Tekeningen worden teruggestuurd, nieuwe fittingen worden besteld en geleverd, het geheel wordt geïnstalleerd en met vertraging opgeleverd.
Door de stilstand van het project, staat ook het systeem stil en lopen de kosten op tot €100.000 per dag. Het project kost uiteindelijk € 800.000.
En allemaal omdat iemand op vakantie ging.
Effectief Document Control
Effectief Document Control is van groot belang voor een project, vaak wordt het beheer van documenten geschaard onder Project Controls, en toch is Document Control meestal een ondergeschoven kindje en een ondergewaardeerd deel van het project.
En waarom? Informatie is voor een organisatie cruciaal. Informatie stroomt als bloed door de aderen van een organisatie. Een organisatie heeft interne informatie nodig om het bedrijf te leiden en te controleren.
Quote van Gordon Gekko (Wall Street): “The most valuable commodity I know of, is information.”
Informatie zelf is belangrijk, maar net zo belangrijk is toegankelijkheid van de informatie en de snelheid waarmee de juiste informatie tevoorschijn gehaald kan worden.
Om vandaag de dag succesvol te zijn in deze competitieve maatschappij, moeten organisaties in staat zijn om correcte bedrijfsinformatie snel beschikbaar te hebben. Beslissingen moeten gemaakt worden op basis van deugdelijke informatie. Deze informatie en dus ook documenten moeten correct zijn, en moet te managen zijn. Het moet onomstotelijk duidelijk zijn in welke fase een document zich bevind en wat de volgende actie is door wie. Bovenstaand voorbeeld laat dat maar al te pijnlijk duidelijk zien.
Een goed ingericht Document Management Systeem helpt de organisatie en de werknemers om actief samen te werken, gebaseerd op de, voor iedereen, beschikbare en meest recente informatie, mits goed ingericht en door de gehele organisatie op de juiste wijze toegepast.
En daar is het waar het vaak aan schort: de inrichting en de training/instructie van mensen.
Maar daarover meer in mijn volgende blog.