Zoals beloofd in mijn blog “dure vakantie” , leg ik jou deze keer uit wat er nodig is voor een goede inrichting van een Document Management Systeem.
Wat is er nodig voor een goede inrichting?
Metadata
Ten eerste: metadata. Metadata zijn officieel gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, status en revisie. Het expliciet opslaan van metadata bij de data waar het betrekking op heeft, heeft als voordeel dat de data makkelijker gevonden kan worden. Zo kan men in een zoekmachine die gebruik maakt van metadata bijvoorbeeld direct zoeken naar documenten geschreven door een bepaalde auteur. Met full text-zoeken, dus zonder gebruik te maken van metadata, is dit moeilijker doordat ieder document waarin de naam van de auteur voorkomt gevonden wordt. Dit kunnen er veel meer zijn dan de documenten die daadwerkelijk door de persoon geschreven zijn.
Het nadeel van werken met metadata is dat metadata moet worden toegevoegd aan alle gegevens (documenten). Soms is dit eenvoudig automatisch te doen (zoals het bepalen van het type document), maar vaak vereist dit werk dat nog niet goed zonder menselijke interventie uit te voeren is, zoals het extraheren van de naam van de auteur uit een tekstdocument, of het toewijzen van bepaalde trefwoorden.
Workflows
Ten tweede zijn workflows, al dan niet geautomatiseerd, essentieel om te weten welk document zich in welk stadium bevindt. Aangezien DMS een systeem is wat alleen doet wat hem verteld is, moet er over een workflow heel goed worden nagedacht. Alle opties die binnen een routering voorkomen, moeten binnen de workflow leiden tot de volgende actie, zodat duidelijk is en blijft wie op dat moment de actiehouder is van het document. Ook is het van belang om de betreffende actiehouder op de hoogte te stellen dat hij/zij “aan zet is”.
Bij het goedkeuren van documenten moeten heldere afspraken gemaakt zijn wie (of welke functie) welk type documenten mag goedkeuren. Ook moet er een escalatie mogelijkheid zijn, dat als de betreffende persoon iets niet kan doen, wie die mogelijkheid dan wel heeft. Het is zeer onwenselijk dat documenten drie weken in de wacht staan omdat iemand op vakantie is. Of dat een document helemaal niet gezien is omdat iemand op vakantie is.
Document control plan
En daarmee zijn we bij het derde punt: een document control plan. Beschrijf welke dingen er moeten gebeuren, welke goedkeuringscycli er zijn en hoe lang ze mogen duren. En tijdens het opstellen van dit plan, bedenk dit: bezint eer ge begint. Te weinig beschrijven is uiteraard niet goed, dan mis je dingen. Maar proberen alles in het plan te zetten geeft niet alleen een gevoel van valse veiligheid, het slaat de creativiteit van je projectteam dood en het wordt alleen maar een administratief dingetje waar niet mee gewerkt wordt. Daarmee wordt document control wederom gedegradeerd. En dat wilden we nu net voorkomen.