Tijdens de Car Speed Date van 11 december jl. heb ik een workshop gegeven, ook wel bekend als “kofferbakdate”.
En omdat ik deze workshop uit de kofferbak van een auto gaf, moest ik wat creatiever omgaan met mijn “visuals”, PowerPoint was immers geen optie.
Tijdens mijn workshop over het belang van goed document management maak ik graag gebruik van de resultaten van een onderzoek van Gartner. Uit dit onderzoek blijkt dat professionals 50% van hun tijd gebruiken voor het zoeken naar documenten en dat zij slechts 5-10% van hun tijd gebruiken voor het lezen van deze informatie.
In mijn gebruikelijke PowerPoint presentatie laat ik dan twee cirkels zien waarvan er één 10x zo groot is als de ander, een visualisatie van droge cijfertjes. Maar hoe ging ik dat laten zien zonder PowerPoint? Hoe ging ik deze cijfers “voelbaar” maken voor de deelnemers van mijn workshop?
En in één keer kwam ik op het idee van de strandbal en de golfbal. De strandbal representeert het zoeken naar documenten en de golfbal het daadwerkelijk lezen van de documenten.
Toen ik de deelnemers met de strandbal en de golfbal in hun handen stonden, zag ik tot ze doordringen wat dit betekent voor hun eigen tijd en bedrijf: missie geslaagd! De deelnemers zijn zich er meer dan bewust van geworden hoeveel tijd je kwijt kan zijn aan het zoeken naar documenten en hoe belangrijk goed document management is.