Wat hebben televisies, wasmachines en SharePoint met elkaar te maken? 

In een eerdere blog heb ik uitgelegd wat metadata is. Nu wordt er bij SharePoint ook vaak gesproken over Content Types of Inhoudstypes. Maar wat is dat dan? 

Om terug te gaan naar het voorbeeld van Coolblue en metadata. Als je een televisie zoekt, kan je filteren op fabrikant, schermdiagonaal, scherpte en nog veel meer.
Dit werkt heel goed bij televisies. 

Maar wat heb je aan een schermdiagonaal als je op zoek bent naar een wasmachine? Of scherpte? Dan zijn dit metadata waar je niets aan hebt.  

Het bundelen van metadata die bij een bepaald product of document hoort, noemen we Content Type. Immers voor een wasmachine zijn andere dingen belangrijk (vulgewicht, toerental) dan bij een televisie (schermdiagonaal, scherpte). 

Nu is het mogelijk om een flink aantal metadata aan te maken en deze voor alle producten te laten gelden. In bovenstaand voorbeeld maken we dan gewoon fabrikant aan (want voor beide nodig), schermdiagonaal, scherpte, toerental en vulgewicht. 

Zodra iemand dan de gegevens van een wasmachine in gaat vullen, zullen er grote vraagtekens komen bij schermdiagonaal en scherpte. En de ervaring leert, als gebruikers vraagtekens krijgen, dat ze dan meestal helemaal niets invullen, ook niet de dingen die ze wel weten. 

Daarnaast is het voordeel van Content Types dat je daar nog veel meer handige dingen mee kan doen.

Hieronder vijf voordelen van Content Types: 

  1. Je hoeft alleen metadata in te vullen wat voor dat documenttype logisch en van toepassing is; 
  2. Je kan een template koppelen aan een Content Type zoals een standaard brief of rapport; 
  3. Het is heel eenvoudig sorteren en filteren op Content Type; 
  4. Er ontstaat consistentie: de juiste metadata wordt bij het juiste document type ingevuld; 
  5. Met workflows kunnen bepaalde taken op een documenttype worden geactiveerd, bijvoorbeeld een goedkeuringsronde. 

 Het is mogelijk om heel veel Content Types aan te maken, maar omdat dit voor gebruikers erg onoverzichtelijk wordt, adviseren wij altijd om het aantal Content Types te beperken. Vaak komen bedrijven met een stuk of vijf al heel ver! 

Ben jij benieuwd in welke Content Types jouw documenten te vangen zijn? Neem dan contact met ons op!