Hè? Wat zeg je nu? De beste oplossing is niet de beste oplossing? Dat kan toch niet? Of toch wel…
Ik kreeg van een relatie de vraag dat zij bestellingen van slechts twee soorten producten op een eenvoudige manier wilden bijhouden: wie wat besteld had, hoeveel, of het geleverd was en de factuur betaald kon worden.
Hiervoor zijn heel veel oplossingen te vinden, de één nog beter dan de ander.
Wat was mijn voorgestelde oplossing?
Een hele eenvoudige: Een Word document met metadata op SharePoint. Het is namelijk mogelijk om op SharePoint een template van een document te maken met metadata erin: velden met document eigenschappen. Zodra dit document wordt verstuurd als bijlage bij een e-mail, kan de ontvanger de velden invullen met de keuzes die al zijn voor gedefinieerd.
Vervolgens wordt dit document per e-mail teruggestuurd en kan het heel eenvoudig op SharePoint worden opgeslagen. Het mooie is, dat alle ingevulde metadata ook gelijk op SharePoint staat. Er hoeven geen gegevens overgetypt te worden, geen aparte Excellijstjes opgesteld te worden, slechts het slepen van een bestand uit de e-mail naar SharePoint.
Waarom was dit dan de beste oplossing?
Omdat deze organisatie met vrijwilligers werkt, het gros bestaat uit een generatie waarvan een aantal iets minder digitaal vaardig zijn. Maar een Word document invullen, dat snapt bijna iedereen! Dus dit was technisch gezien niet de beste oplossing. Maar vanuit de gebruikers gezien wel. En daarom is de beste oplossing soms niet de beste oplossing.
Wil je meer weten over deze oplossing?
Volg deze link en ik plan voor de geïnteresseerden een korte demonstratie in!