Een organisatie belde mij omdat zij problemen ondervonden met de maximale hoeveelheid documenten in een bibliotheek. Hierdoor konden ze geen bestanden meer opslaan op SharePoint.
Hoe kan dit en hoe kan dit voorkomen worden? In een SharePoint bibliotheek kunnen wel 30 miljoen items (documenten) worden opgeslagen. Er is één nadeel: je kan er “maar” 5.000 tegelijk laten zien. Om 5.000 documenten te laten zien, draait er op de achtergrond een computer met een enorme rekenkracht. Hoe meer items, hoe meer rekenkracht er nodig is. Maar al die items doorrekenen kost ook tijd. En om het systeem niet onnodig traag te maken, is er een limiet gezet op 5.000 items per weergave. En als je die limiet overschrijdt, kan je geen bestanden meer opslaan. 

Hoe kan dit opgelost worden? Onze drie tips.
Ten eerste: maak voor elke nieuwe versie van een document géén nieuwe bestandsnaam aan. In de verkenner kon je niet anders, maar met SharePoint kan je vorige versies door middel van version history inzien en terughalen. Er is dus geen noodzaak meer om van een document versie 1, versie 2, versie 3 etc apart op te slaan. Eén document met een geschiedenis! 

Ten tweede: maak gebruik van metadata. Met metadata kan je bepaalde weergaven maken. Die weergaven kan je dusdanig instellen dat je de limiet van 5.000 items niet overschrijdt. Bijkomend voordeel: met metadata kan je heel makkelijk filteren en sorteren. 

Ten derde: archiveer! Laten we eerlijk zijn, als je 30 miljoen documenten hebt, hoe groot is de kans dat jij van alle 30 miljoen precies weet wat er in staat en dagelijks (of in ieder geval regelmatig) gebruikt? Kan jij de weg nog vinden in 30 miljoen documenten? De ervaring leert dat er vaak veel oude “meuk” tussen zit, dus opruimen maar! 

Hoe is het met die klant afgelopen? 
Wij zitten nu midden in het proces van het ontwerp van de nieuwe SharePoint omgeving. Gebaseerd op de huidige stand der techniek, gebruikersvriendelijk en waar informatie eenvoudig vindbaar is. Enne, ondertussen zijn we ook nog aan het archiveren (lees opruimen ;-)). 

Kan jij net als onze klant ook wel wat SharePoint advies gebruiken? Neem contact met ons op via info@ycontrol.nl of 078 – 30 39 800 om vrijblijvend de mogelijkheden te bespreken.