Naar aanleiding van onze vorige blog over SharePoint limieten, kreeg ik een opmerking van een oud-collega.

Eén van de adviezen die ik in de vorige nieuwsbrief gaf, ging over het wel of niet apart opslaan van andere versies van hetzelfde document. Het advies in de nieuwsbrief was om geen aparte versies op te slaan maar gebruik te maken van version history in SharePoint. Mijn oud-collega merkte, terecht, op, dat er organisaties zijn die version history uit hebben staan. De reden? Omdat de IT-afdeling wil voorkomen dat de databases vollopen met de allerlei minor en major versions.  

Dit lijkt op het eerste gezicht een valide excuus. Echter wat gaan gebruikers doen? Zij slaan nieuwe versies op van documenten waarbij in de bestandsnaam de versies worden onderscheiden. Dus in plaats van één document met 20 versions, staan er op het systeem 20 aparte documenten.  

Het belangrijkste voordeel van versions is dat SharePoint de wijzigingen incrementeel opslaat. Dit betekent dat alleen de wijzigingen ten opzichte van het oorspronkelijke document worden bewaard en niet een volledige versie van het document zelf. 

Dus hoewel het lijkt te voorkomen dat de servers niet meer vollopen met allerlei minor versions, wordt er veel bytes bewaard aan volledige documenten. 

Daarnaast is het mogelijk om versies van documenten op te schonen. Dat kan automatisch ingesteld worden door een instelling op de bibliotheek, of met een workflow waar je eventueel een controleslag in bouwt. 

Mijn voorlopige eerste conclusie blijft dat ook met betrekking tot de opslagcapaciteit, het opslaan van versions toch meer voordelen heeft dan het opslaan van volledige nieuwe bestanden. Naast het voordeel van het eenvoudiger terugzoeken van documenten uiteraard 😉.