14 oktober is wereld normalisatie dag. Normen, ofwel standaardisatie, maken ons leven een stuk makkelijker en veel veiliger.
Stel je voor dat bij de ene auto de rem links zit, bij een ander rechts en een derde fabrikant zet hem in het midden. Gegarandeerd ongelukken. Normen zorgen ervoor dat producten veilig zijn en universeel inzetbaar. Zo is er een iso norm voor papierformaat (ISO 216). Handig als je A4 papier koopt voor je printer dat het dan ook past!
Soms vind ik dat we een beetje doorslaan in de standaardisatie, denk aan de wetgeving rondom komkommers. En soms mis ik wat standaardisatie, bijvoorbeeld bij de oplaadkabels van mobiele telefoons.
Maar standaardisatie bij Document Management Systemen is onmisbaar, voornamelijk voor het analyseren van de data.
Deze standaardisatie in een DMS kan je voornamelijk voor elkaar krijgen door het gebruik van metadata en pull down lijstjes. Op het moment dat mensen vrije keuze hebben met de invoer van metadata krijg je allerlei variaties: wel of geen hoofdletter(s), afkortingen in allerlei soorten en maten en niet te vergeten: tikfouten. Het systeem ziet elke invoer als iets anders. Stel dat je “Rotterdam” wil invoeren. Een paar variaties die ik zo kan verzinnen: Rotterdam, R’dam, r’dam, Rdam, Roterdam, Rotterdan, Rt, Rotjeknor en zo kan ik nog wel even door gaan. Het probleem is dat het systeem elke invoer als een unieke waarde ziet, terwijl alle variaties toch echt gaan over dezelfde “Rotterdam”.
En daarom is ook standaardisatie in Document Management Systemen zo belangrijk. Zodat op een éénduidige manier data geanalyseerd kan worden en de menselijke fouten (of grapjes) geen invloed hebben op de analyse.
Succes met standaardiseren!