Waarom begin ik nu als SharePoint expert over Marie Kondo?

De methode die Marie Kondo gebruikt voor het opruimen van je huis is ondertussen wel wereldwijd bekend. En daar heeft zelfs Netflix op ingehaakt met een serie. 

Zij geeft als tip dat je van spullen en kleding die je eigenlijk niet echt meer gebruikt, een foto maakt en die opslaat op je computer. Zo ook met administratieve zaken: maak er een foto van en die ordner kan weg! 

Prima ideeën, niets mis mee. 

Maar dan moet je wel heel consequent zijn met het opruimen van die foto’s 

En laten we eerlijk wezen, daar is waar het vaak misgaat. Want een fotoalbum is misschien nog wel iets wat je er (sporadisch) bij pakt om doorheen te bladeren, maar doe je dat ook bij een mapje op je computer met foto’sIk zie het mijzelf in ieder geval niet doen. 

En dat veel anderen dat ook niet doen zie ik wel aan de opslag van documenten op systemen bij klanten. Duizenden documenten, in mapjes en submapjes en voor het geval je het niet kan vinden ook nog een keer in een ander mapje. Maar elk systeem heeft zijn limieten. En die limieten worden regelmatig opgehoogd, gewoon, omdat het technisch kan. Maar zijn wij daar echt mee geholpen? 

Op het moment dat je als organisatie 5.000 documenten hebt (de huidige limiet voor een view in SharePoint), kan je je echt afvragen of je die alle 5.000 nog nodig hebt. Ik weet het, er zijn zeer grote projecten waar dit wel het geval is, maar dat zijn uitzonderingen. 

Mijn top drie voor een digitale KonMari: 

  1. Dubbele bestanden;
  2. Verschillende versies apart opslaan met aparte bestandsnamen i.p.v. één bestand houden en het systeem de versies laten geven zodat de vorige versies altijd terug te halen zijn;
  3. Gegevens opslaan die al in een ander systeem staan opgeslagen (“je weet maar nooit”). 

Dus mijn adviesruim niet alleen je sokkenla op, maar ook je digitale bestanden!