Dat is de beste omschrijving die ik kan verzinnen voor het project wat we in de afgelopen 2,5 (!!) week voor elkaar hebben gebokst.
Een leverancier van mijn klant wilde niet echt meewerken aan een soepele overgang naar een nieuw systeem dus we stonden voor een belangrijke beslissing: nóg twee jaar doorgaan met het systeem of alles binnen één maand “ontmantelen” en zorgen dat de dagelijkse werkzaamheden normaal kunnen doorgaan. Er zat wat oud zeer, dus twee jaar doorgaan was eigenlijk geen optie.
Het oude systeem was een alles in één oplossing dus het ging om e-mails, bestanden, uren- en onkostenregistratie, facturen, CRM, kortom, de gehele bedrijfsvoering.
Het eerste wat we geregeld hebben is een relatie charteren om de bestaande database om te zetten naar iets wat geraadpleegd kon worden. Het is een hele goede relatie, dus hij kon wat schuiven, maar hij had, ondanks dat, 1,5 week nodig om het e.e.a. af te ronden. In die tussentijd hebben we een back-up laten maken van de database van het huidige systeem zodat die geanalyseerd kon worden.
Ondertussen was het bedrijf al overgestapt op Microsoft 365, dus de e-mail was daarmee ook geborgd (na het omzetten van de zogenaamde switch). Binnen M365 hadden ze in Teams al een omgeving gemaakt voor hun project dossiers, dus die structuur stond er ook al.
Tegelijkertijd werd een offerte-aanvraag gestart voor het schrijven van de uren en onkosten en het opstellen van de facturatie.
Na het analyseren van de database kon het echte werk beginnen. Eerst is er een klein rapportje gemaakt met de bevindingen en een inschatting van de benodigde uren. De klant nam een snelle beslissing dus binnen een dag gingen we van start. Nog 14 (kalender)dagen tot D-day…
Op het aangeven van de developer en mij heeft de klant iemand uit de organisatie vrijgespeeld om vragen te kunnen beantwoorden en dingen te kunnen opzoeken. Een rol die essentieel is, zeker met zo’n enorm korte doorlooptijd.
In die 14 dagen is er een tool gebouwd waarin de medewerkers hun (actuele) project dossier kunnen opzoeken met daarin de bestanden. En ze kunnen zoeken in hun e-mail. Dat is toch niet zo bijzonder zou je zeggen. Helaas wel. Het vorige systeem had een zelfgebouwd mail systeem dus die gegevens waren helaas niet te migreren naar Outlook.
In diezelfde tijd is ook het urenregistratie systeem gevuld met klanten, contactpersonen, projecten, medewerkers, contracten en uiteraard de gespendeerde uren die nog niet gefactureerd zijn.
Op vrijdag zei de klant nog “Ik heb er een hard hoofd in.”, maar op maandag was dat veranderd in: “Wat een prachtig systeem, dit kan nu al meer dan we ooit gekund hebben.”.
Het heeft wat voeten in aarde gehad, het was op twee wielen door de bocht, maar wat ben ik trots op iedereen die hieraan heeft meegewerkt!
Mooi werk UC Systems en Persies automatisering!
Sta jij met jouw bedrijf voor een soortgelijke uitdaging? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!