Jaren geleden werkte ik voor een aannemer en werd ik gevraagd om de afdeling onderhoud te helpen met het maken van de calculatie van meerjarig onderhoud van een groot contract.

Helaas had de betreffende afdeling geen calculatiepakket hiervoor, dus ik moest het met Excel doen. Overigens wordt bij heel veel projecten en bedrijven Excel nog steeds stevig gebruikt (of misbruikt?) voor allerhande zaken waar Excel eigenlijk niet voor bedoeld is. Maar dat is voor een andere blog 😉

Ik denk dat iedereen wel eens een fout heeft gemaakt in Excel. Een onvolledig optelbereik of een formule met een verwijzing naar de verkeerde cel. Wie heeft ze niet gemaakt?

Terug naar de calculatie. Het was een flinke klus onder grote tijdsdruk en samen met mijn collega waren wij van alle onderdelen het meerjarig onderhoud aan het calculeren. Ik had één grote sheet met het overzicht van de onderhoudskosten van alle installaties per jaar. Hij was op een haar na gereed en ik wilde nog een filtering maken om een paar laatste getallen en formules te controleren. Maar in het (toenmalige) dropdown menu stond sorteren vlak bij filteren. En ik klikte op de verkeerde. . .
Een paar stevige krachttermen vlogen door de lucht en pogingen “undo” mochten helaas niet baten.
Nu is sorteren op zich niet zo erg, ware het niet, dat ik de formules in die betreffende kolom met “harde waarden” had gemaakt (F4). Dus de data was gesorteerd, maar de formule verwees naar een verkeerde rij.

Ik heb direct aan mijn collega en de tendermanager verteld wat er mis was gegaan en ik heb mij de blubbers gewerkt om alle formules weer in orde te krijgen. Maar op een gegeven moment zie je door de bomen het bos gewoon niet meer.
En de calculatie moest ingeleverd worden want de deadline verstreek bijna.

Ik heb het toen samen met mijn collega pragmatisch aangepakt. Wij hebben toen naar eer en geweten, op de spreekwoordelijke achterkant van een luciferdoosje bepaald wat wij dachten dat het meerjarig onderhoud van alle installatie delen bij elkaar zou moeten kosten. Omdat we alle detail berekeningen al gedaan hadden, hadden we daar een behoorlijk goed onderbuikgevoel bij.
Onze getallen en het getal uit de sheet kwam behoorlijk goed overeen dus wij stonden beiden achter het eind-getal.
Ook de directeur van de afdeling onderhoud wist ondertussen wat er was gebeurd maar ook hij kon zich vinden in het eindgetal.

En, hebben wij de opdracht gescoord? Ja!

Later kreeg ik nog wel een belletje van degene die het onderhoud ging oppakken en die mijn sheet erbij had gepakt. Hij vroeg omzichtig of ik wist dat er fouten in zaten. Dus ik legde de situatie uit wat er gebeurd was. Zij hadden ondertussen het e.e.a. nagerekend en kwamen op een hoger bedrag uit.
De directeur was hier ook van op de hoogte en hij sprak nuchter: “Nu hebben we de opdracht gescoord en met dat hogere bedrag hadden we de opdracht niet gehad. En ik denk nog steeds dat wij het onderhoud hiervoor makkelijk kunnen doen”.

Jaren later sprak ik dezelfde directeur, wij zaten toen beide bij een ander bedrijf, en hij zei dat het onderhoudsbudget inderdaad wat krap was, maar dat kwam meer doordat er tijdens de installatie van alles en nog wat erin was gefietst zonder rekening te houden met het meerjarig onderhoud.

Dus zo kwam een Excel blunder toch nog op zijn pootjes terecht.

Door deze ervaring ben ik wel een groot voorstander om programma’s vooral te gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn. En bij het ontwerpen van software moet je altijd rekening houden met de gebruikers. Een kleine mis-klik is namelijk zo gedaan, daar weet ik alles van 😀.

Welke Excel fouten zijn jullie tegenkomen (of hebben jullie zelf gemaakt)? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen!