Zo vlak voor de zomervakantie leek mij een blog over zonnepanelen wel van toepassing.
Stel, je bent monteur en je krijgt je ’s morgens een stapeltje werkorders met de panelen die je moet monteren. Naam en adres van de klant staan op het werkorder, type paneel en zelfs een paar foto’s van het huis en de omgeving.
Alleen dan wil je iets bekijken en de enige inzoom mogelijkheid die je hebt is je neus dichter bij het papier brengen. En je zou graag nog een paar andere foto’s willen zien, maar die zitten niet bij de werkorder.
Kortom, je moet roeien met de analoge riemen die je hebt gekregen.
Mijn klant, een installateur van zonnepanelen, krijgt via zijn website heel veel aanvragen binnen. Het bedrijf heeft een kleine binnendienst die alle offertes maakt en verstuurd. En dus ook de werkorders maakt voor de buitendienst.
Of dit niet handiger kon?
Vanwege de kleinere hoeveelheid werknemers was extra software of add-ins prijstechnisch niet haalbaar, de basiskosten zijn dan te hoog en maakt het (per werknemer) erg duur. Het is niet de bedoeling dat efficiënter werken duur wordt. Dus we hebben een oplossing verzonnen in zijn Office 365 omgeving (tegenwoordig Microsoft 365).
In SharePoint hebben we een lijst gemaakt waarin alle klanten en dus het project komt te staan. Een paar handige metadata erbij zoals plaatsnaam en of het een particuliere aanvraag is of een aannemer zodat projecten eenvoudig terug te vinden zijn. Vanuit de lijst wordt voor elk project een SharePoint site aangemaakt met twee bibliotheken: één voor de binnendienst en één voor de buitendienst. In de bibliotheek voor de binnendienst worden alle documenten neergezet waaronder foto’s en de (goedgekeurde) offerte. Zodra het project akkoord is en ingepland, zet de binnendienst de benodigde informatie in de bibliotheek voor de buitendienst. De monteurs kunnen via hun OneDrive app heel makkelijk de ingeplande projecten opzoeken en de documenten digitaal inzien.
Behalve een stukje gemak voor de monteurs, scheelt dit ook nog een bult papier! Dat is pas echt duurzame zonnepanelen monteren!