“Ik was zó veel tijd kwijt aan versie beheer”
Een diepe zucht aan de andere kant van de lijn. “Weet je Carmen, waar ik de meeste tijd aan kwijt ben geweest: versie beheer, echt serieus!”.
Hij had net verteld dat ze door de vakantie het werk van drie man met z’n tweeën aan het doen waren. En dat de werkvoorraad die er lag eigenlijk voor 4 personen was. Zijn emmertje liep dus behoorlijk over en hij liep even leeg tegen mij.
“Weet je wat er is gebeurd? Ik stuurde een document naar mijn leidinggevende. Die heeft vervolgens wat aanpassingen gemaakt en is vergeten om dat terug te koppelen naar mij. Die versie is verstuurd naar de klant waar het document nog een review rondje kreeg. Vervolgens is het weer bij mijn leidinggevende teruggekomen die nog wat opmerkingen erbij had gemaakt.
En toen kreeg ik het terug op mijn (digitale) bureau. Waar ik nog met versie 1 in mijn hoofd liep, was het door allerlei aanpassingen versie 10 ofzo geworden. Maar ik had geen weet van al die tussenliggende versies. Ik ben echt zó veel tijd kwijt geweest met het achterhalen van de achtergrond van de opmerkingen en er weer een samenhangend geheel van te maken. Hadden wij maar een plek gehad waar wij centraal het document opgeslagen hadden en dat wij vanaf daar in díe versie hadden gewerkt.”
Ik: “Mmmm, een soort Teams dus?”
“Ja, dat zou echt de oplossing zijn geweest voor dit project! Dat had mij zo enorm veel tijd gescheeld, echt!”
Ik, op sarcastische toon: “Echt? Nou, dit is echt de eerste keer dat ik dit hoor!”
Toen kon hij gelukkig weer lachen en was zijn stress level en frustratie gezakt.
Dit verhaal is exemplarisch voor de gevolgen van slecht documentbeheer. Het directe gevolg van deze inefficiëntie is dat het langer duurt en daardoor wellicht een mijlpaal niet gehaald kan worden. Een ander direct gevolg is dat òf de klant te veel betaald voor een dienst (bij reimbursable contract) òf het gaat ten koste van je marge bij een lump sum contract. In het eerste geval heb je een chagrijnige klant die de volgende keer niet meer met je wil werken en in het tweede geval gaat het ten kosten van je eigen bestaansrecht.
Maar een veel groter gevolg is dat je medewerkers gefrustreerd worden en véél harder en véél meer moeten werken om alsnog die deadline te halen. Waardoor een burn-out op de loer ligt. Volgens dit artikel van het NRC kost een burn-out een werkgever minimaal € 60.000.
Als je dit afweegt tegen de kosten van het implementeren van een goed Document Management Systeem, dan heb je dit al heel snel terugverdiend!
En niet alleen terugverdiend, maar je hebt ook een tevreden klant en tevreden medewerkers!