“Er zijn twee manieren om iets stuk te krijgen”
Dat is wat mijn docent Werktuigbouw altijd vertelde. “Of je geeft er een ongelooflijke rotklap tegen, of je geeft allemaal kleine tikjes totdat het gaat resoneren en dan stort het vanzelf in elkaar”.
Deze vergelijking trek ik vaak bij implementaties. En ik hoor je denken “Is dat niet raar? Een implementatie vergelijken met iets stuk maken? “ Ja, eigenlijk is dat wel raar. Maar tegelijkertijd ook niet. Als je iets stuk maakt, verander je iets aan de structuur. En dat is wat je bij een implementatie eigenlijk ook doet. Je verandert de manier van werken, een structuur die in de loop van de jaren is gegroeid.
Wat ik met deze vergelijking vooral duidelijk probeer te maken is dat een bedrijf ervoor kan kiezen om in één keer alles om te zetten met een big bang of juist meer een geleidelijke overgang. De ongelooflijke rotklap versus de kleine tikjes.
Big bang implementatie
Het voordeel van deze manier van implementeren is dat het misschien even rommelt, maar de mensen zijn (mits goed voorbereid en getraind) ook snel gewend aan de nieuwe situatie.
Het nadeel van deze methode is dat medewerkers vaak het gevoel hebben dat zij niet betrokken zijn bij de nieuwe opzet. Hierdoor kan weerstand ontstaan die dan op een andere manier weggenomen moet worden. Maar daarmee heeft de nieuwe situatie wel gelijk een achterstand opgelopen.
Kleine tikjes implementatie
De andere manier is om een implementatie meer geleidelijk te doen. Meestal is dit nodig door de capaciteit binnen een organisatie. Ik heb ervaren dat het grote voordeel van een geleidelijke implementatie is dat mensen langzaam worden voorbereid op de andere omgeving. Ze beginnen met een nieuw project in de nieuwe omgeving, kunnen aan het implementatie team nog wijzigingen door geven wat weer verwerkt kan worden in de uiteindelijke situatie.
En als de nieuwe situatie goed is opgezet, wat uiteindelijk wel de bedoeling is want je wil efficiënter werken, gaan mensen vanzelf “verlangen” naar het omzetten van hun oude projecten.
Doordat ze al aan de nieuwe omgeving proeven, zien ze ook meer de nut en noodzaak van het opruimen van de oude omgeving. Wat de nieuwe omgeving ook weer ten goede komt.
Door het veranderen met “kleine tikjes” zijn mensen enthousiaster en meer betrokken.
Wat wil een organisatie nog meer?