Binnen Microsoft 365 is het heel eenvoudig om Teams of SharePoint site(collection)s aan te maken.
Maar hoe voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Dat je zó lang op zoek bent naar jouw project of klant, dat alle efficiency al verloren is voordat je überhaupt bent begonnen.
Een oplossing die ik ondertussen al bij een aantal klanten heb geïmplementeerd is een Projectenlijst of Klantenlijst. Een lijst met alle projecten (of klanten) met een aantal kolommen metadata. Die metadata kan gebruikt worden als filter. Bijvoorbeeld wie is de projectleider, in welke plaats is het project, is het project actief of afgesloten. In de lijst is een kolom met de link naar het betreffende Team of SharePoint Site. Bij één klant hebben we zelfs beide links in de lijst gezet. Er zijn collega’s die alleen toegang tot het Team nodig hebben omdat zij daar deel van uitmaken. Maar er zijn ook collega’s die soms de documenten willen inzien van dat project. Voor hun is de bibliotheek op SharePoint meer dan voldoende. Vandaar dat wij beide links in één lijst hebben gezet. Zo kan iedereen bij de informatie die zij/hij nodig heeft. Voor deze klant was dit precies wat zij nodig hadden.
Het grote voordeel van een lijst met alle projecten is dat je altijd een overzicht hebt van de projecten. En iedereen kan een “personal view” aanmaken met haar/zijn projecten.
We laten deze lijst overigens ook kletsen met het ERP systeem, maar daarover vertel ik de volgende keer meer!