Hebben jullie ook zo’n hekel aan dingen dubbel invoeren?

Bepaalde gegevens die én in het ene systeem moeten worden ingevoerd maar ook nog in het andere? Dat je dus twee keer bezig bent met (bijna) hetzelfde. Hoe weinig efficiënt is dat?
In mijn vorige blog beloofde ik dat ik jullie zou vertellen over het project bij mijn klant waarbij wij een koppeling hebben gemaakt tussen hun ERP systeem en hun SharePoint. 

De betreffende klant heeft een mooi ERP systeem waar zij nieuwe prospects, klanten en projecten invoeren en waar de medewerkers hun uren kunnen invullen. Maar ze wilden ook SharePoint gebruiken voor de opslag van hun project documenten. Zoals de meeste van jullie wel ervaren zullen hebben, ERP systemen zijn meestal niet geschikt voor document management inclusief versiebeheer e.d. Laat staan dat je er de mogelijkheden hebt zoals in Teams. 

Tot voor kort werden in het ERP-systeem de nieuwe projecten aangemaakt en werd er op SharePoint een mapje aangemaakt met de naam van het project. Stap één van twee keer dingen invoeren.
Daarnaast werden er brieven gemaakt, maar de NAW-gegevens moesten eerst opgezocht worden, daarna overgetypt worden en dan maar hopen dat er geen tikfout in komt. Stap twee van twee keer dingen invoeren.  

Wat was de oplossing? 

Er is een koppeling gemaakt met het ERP systeem, door middel van een zogenaamde API. Deze koppeling zorgt ervoor dat er bij de aanmaak van een project, de ingevoerde gegevens één op één worden overgenomen in een SharePoint lijst. Dezelfde SharePoint lijst waar de medewerkers kunnen filteren op hun projecten zoals in mijn vorige blog was te lezen.
Als er in het ERP systeem iets wordt gewijzigd, wordt de lijst ook bijgewerkt. Hiermee is stap één van het dubbel invoeren al geëlimineerd. 

Met de koppeling worden ook alle NAW gegevens “overgepompt” plus nog wat extra informatie die het bedrijf handig vond voor hun correspondentie. 

Zij hebben er vervolgens voor gekozen om hun templates in officeatwork.com te zetten. Met deze slimme templates wordt de metadata uit SharePoint (naam, adres, contactpersoon etc.) direct ingevuld in het document. Niet meer overtypen, maar gewoon beschikbaar voor de medewerker. En daarmee is stap twee van het dubbel invoeren omzeild. 

Het belangrijkste van zo’n koppeling is dat er vooraf goed nagedacht wordt wélke gegevens er allemaal overgenomen dienen te worden. Maar iedereen die in de projectenwereld werkt weet dat allang: een goede voorbereiding is het halve werk 😉