Eén van mijn klanten is vorig jaar overgestapt op een nieuwe manier van werken.

Ze werkten al een aantal jaar op SharePoint en hadden het gevoel dat ze er meer uit konden halen. Na de Quick Scan van Yconsult bleek dat er inderdaad winst te behalen was, onder andere door over te stappen op Microsoft Teams. Afgelopen zomer zijn alle projecten gemigreerd en sindsdien werkt het team op de nieuwe manier.

De klant wilde graag beoordelen of de nieuwe manier van werken gebracht had wat we wilden.

Evalueren:

In plaats van een enquêteformulier, wilden zij dat deze evaluatie face2face (online) werd uitgevoerd. Zo konden we ook doorvragen over bepaalde antwoorden. En soms waren de stiltes in het gesprek duidelijker dan welk antwoord dan ook!

De nieuwe werkwijze werd al met al met een 8 beoordeeld. Eén van de leukste reacties was “Ik was enorm sceptisch, ik had echt zoiets van moet dit nou? Maar nu denk ik, waarom hebben we dit niet eerder gedaan?”

Maar er kwam ook een minpuntje naar voren. Eén van de dingen die wij hadden bedacht was metadata. Ik gebruik metadata heel graag om dingen in te vullen en daar later makkelijk op te kunnen filteren. Bij deze klant hadden we een kolom aangemaakt met documenttype. In de praktijk blijkt dat dit bij de meeste van hun projecten een overkill is. De hoeveelheid documenten valt wel mee en de metadata wordt door de meesten meer als last gezien of totaal niet ingevuld. En dan schiet het zijn doel voorbij.
Een aantal medewerkers vertelden dat zij metadata wel handig vinden, mits ze zelf kunnen bepalen welke metadata ze kunnen aanmaken.

Hoe nu verder?

Binnenkort ga ik samen met de klant bepalen wat we met de metadata gaan doen. Welke metadata is handig? Moet er metadata bij of juist af? Gaan we de medewerkers meer wegwijs maken met metadata? Leuke vraagstukken waar ik graag aan bijdraag!

Overigens is dit een heel mooi voorbeeld, in dit geval door de klant geïnitieerd, van efficiënt werken! Beoordeel wat je hebt en verander wat niet werkt. Zo blijf je een organisatie in beweging zonder hele grote veranderingen. En betrek je medewerkers bij het proces zodat je veranderingen optimaal werkbaar en efficiënt zijn.