Ik wil jullie een klein geheimpje vertellen.
Ik roep heel vaak dat we van die Excel lijstjes af moeten, en toch ben ik stiekem best groot fan van Excel.
Waarom wil ik iedereen dan toch van die lijstjes af hebben? Omdat er heel vaak fouten in de formules worden gemaakt. De verkeerde dingen worden gekopieerd. Of er wordt een getal ingevuld waar een datum moet staan. Of dat er heel veel tijd en moeite wordt gestoken in de opmaak van een Excel-sheet. En dat vind ik zonde.
Fan van Excel
Dat is de reden dat ik mijn klanten motiveer om lijstjes vooral in SharePoint te maken. Een datum kolom in SharePoint? Daar kan echt alleen een datum ingevuld worden. Of een kolom met een formule? Alle invoer wordt met de juiste formule berekend. Kopiëren van formules? Niet meer nodig, SharePoint regelt het!
Maar laten we eerlijk zijn (ook ik). Excel is soms gewoon net wat sneller en overzichtelijker.
Dus mijn favoriete combinatie is SharePoint én Excel.
In SharePoint heb je de optie “Export to Excel”. Hiermee kan je je SharePoint lijst, exporteren naar Excel.
Excel en leuke dingen doen
Vervolgens kan je met de data die je in Sharepoint hebt opgesteld in Excel leuke dingen doen. Zoals een draaitabel maken of een grafiek. Dat kan uiteraard ook allemaal in PowerBI, maar niet iedereen heeft dit pakket en niet iedereen is daar even handig in.
Mijn tweede tip is, sla die Excel op in een online omgeving zoals SharePoint of OneDrive. Hoe dichter bij de brondata, hoe makkelijker het is terug te vinden. Doordat je de Excel online opslaat, bestaat er een soort live link tussen de data op SharePoint en de data in de Excel. Heb je vervolgens veel data toegevoegd aan SharePoint, dan kan je met één druk op de knop “Refresh All”, alle data ophalen. Scheelt heel veel overtypen!
Laat je het mij even weten als het gelukt is? Of kijk eens bij onze workshops of dat wat voor je is.
Mail me gerust of bel me op 06 252 16157!