Ik geef je mijn 6 meest waardevolle tips voor Sharepoint

Metadata, properties, eigenschappen. Verschillende woorden voor hetzelfde. Ze zorgen ervoor dat iedereen binnen SharePoint een document heel eenvoudig kan vinden. Heel handig maar helaas merk ik in de praktijk dat als je het verkeerd gebruikt, het middel erger is dan de kwaal. Want goed en handig werken met metadata vergt discipline. Daarom geef ik je mijn gouden tips zodat jij ervoor kunt zorgen dat de metadata in jouw SharePoint-omgeving wel werken!

Mijn 6 meest waardevolle tips voor sharepoint, gebaseerd op mijn ervaringen:

Tip voor Sharepoint 1: Eenvoudig invulbaar

Zorg ervoor dat metadata eenvoudig in te vullen zijn. Maak gebruik van drop-down menu’s of Ja/Nee opties. Het werkt laagdrempelig en nodigt de gebruiker uit om iets in te vullen. Een optimaal gebruik van views, filters en search zijn daardoor beter beheersbaar. Bovendien zorgen drop-down menu’s voor uniformiteit. Dat is dan ook weer mooi meegenomen.

Tip voor Sharepoint 2: Hou het simpel

Metadata moet voor iedereen in de organisatie te begrijpen zijn. Niet voor tweeërlei uitleg vatbaar. Een voorbeeld. Bij een klant ontdekte ik de property “Man” met een “Yes/No” optie. Niemand in de organisatie kon me vertellen waarvoor deze metadata was bedoeld. Het werd vervolgens nergens ingevuld. De metadata was daardoor nutteloos en onbruikbaar.

Tip voor Sharepoint 3: Geen dubbelgangers

Vermijd metadata die te veel op elkaar lijken. Dat zorgt alleen maar voor verwarring en frustraties. Nog een voorbeeld uit de praktijk. Een klant had voor een documentstatus vijf verschillende opties bedacht, waaronder “Status Client”, “Status Vendor/Subcontractor”, “Status Construction” met elk zo’n 14 keuzes. Gebruikers hadden geen idee wat in te vullen met als gevolg dat zij niets, te weinig of veel te veel invulden. Met een paar kleine aanpassingen hebben we dit met elkaar teruggebracht naar één status met 16 keuzes.

Tip voor Sharepoint 4: Toegevoegde waarde

Metadata werkt uitstekend mits ze toegevoegde waarde heeft. Jij kunt vast zonder problemen 50 properties verzinnen, maar hebben ze alle 50 toegevoegde waarde? Bedenk dus vooraf wat je wil bereiken. Wat is het nut van de metadata en waarvoor is het nodig? Voor filters en views? Wil je informatie samenvatten voor KPI’s en dashboards? Of heb je andere, geldige redenen?

Tip voor Sharepoint 5: Logisch

Het klinkt voor de hand liggend, logische metadata. Maar zijn ze dat over drie jaar nog steeds? Ook als degene die ze heeft opgesteld weg is? En voor nieuwe medewerkers?
Voor logische metadata is het belangrijk om zoveel mogelijk afkortingen te vermijden. Door gebruik te maken van de omschrijving en door goed na te denken over wat jij wilt bereiken met die metadata: filteren, zoeken, KPI’s samenvatten, dashboards, etc., etc…

Tip voor Sharepoint 6: Minder is meer

Dat je 50 metadata kunt aanmaken, wil niet zeggen dat je deze ook móet maken. Ik heb al besproken dat iedere metadata logisch en van toegevoegde waarde moet zijn. Daarbij komt dat niet alleen het systeem tegen limieten aanloopt, maar ook het menselijke bevattingsvermogen heeft een grens. Meer kolommen met metadata geven minder overzicht en dat wordt dus minder werkbaar.
Minimaliseren geldt overigens ook bij drop-down menu’s: kiezen uit een lijst van 50 metadata zorgt voor gefronste wenkbrauwen en eindigt hoogstwaarschijnlijk in het invullen van niets.

Wat ik ook vaak hoor: “maak metadata verplicht of maak ze niet.” Het klinkt logisch. Toch raad ik het af om metadata verplicht te maken. Stel dat jij 20 documenten krijgt om te uploaden. Van een paar documenten is niet duidelijk welke metadata jij moet invullen. Degene die antwoord kan geven, zit in een vergadering. Op korte termijn krijg jij geen duidelijkheid. Blijven er twee opties over:

• De documenten worden niet ge-upload, zodat de rest van het team wacht op misschien wel belangrijke informatie;
• De documenten worden ge-upload met in het wilde weg ingevulde metadata, zodat het systeem “vervuilt”.

Maak alleen de metadata verplicht die doorslaggevend zijn voor een juiste verwerking.

Wil jij ook slimme en werkbare metadata? Kijk dan eens bij de workshops. Of zoek je hulp bij het inrichten van SharePoint als DMS voor jouw project? Neem dan gerust contact op via info@ycontrol.nl