“Ik kan geen bestanden meer opslaan op SharePoint”. Dat is een vraag die wij regelmatig krijgen van klanten.

Wat is de reden dat opslaan niet meer lukt?

Vaak komt het doordat de structuur is opgebouwd uit mapjes met submapjes en subsubsubmapjes. Elke letter en elk cijfer in de naam van het mapje “snoept” iets van de URL-lengte op. Tot een aantal jaar geleden was deze maximale lengte 256 karakters, net als op de fileservers. Nu heeft Microsoft dat wel verlengd naar 400, maar dat wil niet zeggen dat je daar ook gebruik van móet maken.

Al die mapjes en submapjes maken het namelijk niet overzichtelijker.

Wat wij vaak zie gebeuren is dat een bedrijf besluit om over te stappen naar the cloud, maar wil het voor de gebruikers herkenbaar houden. En dus wordt de mappenstructuur van de fileserver één op één gekopieerd naar SharePoint.

En dat is zonde.

Niet alleen wordt het nieuwe systeem niet optimaal ingezet, maar alle nadelen van de fileserver zijn ook aanwezig op SharePoint (alleen dan in de cloud). En zo is SharePoint gedoemd om te mislukken. Want het systeem dat alles beter zou maken, blijkt exact dezelfde hick ups te hebben als de fileserver. En is stiekem nog iets trager ook… Zeker omdat er oude bestanden én dubbele bestanden zijn mee gekopieerd.

Hoe dan wel?

Documenten overzichtelijk opslaan is voor de meeste bedrijven geen dagelijkse kost. Het is ondersteunend aan het échte bedrijfsproces. Maar gelukkig zijn er bedrijven voor wie dit wel dagelijkse kost is. Haal er gerust een specialist bij die de mogelijkheden van SharePoint weet en die snapt waar een gebruiker tegenaan loopt. Bereid de mensen voor op de verandering door ze kennis te laten maken met voorbeelden die ze kennen en al gebruiken. Het is een kleine investering maar scheelt heel veel gedoe en frustratie.

Wil je weten wie je zou kunnen bellen om dit proces te begeleiden? Nou. . . Wij van wc-eend, adviseren. . . WC-EEND!!

Pssst: uiteraard heb jij jouw documenten helemaal op orde en herken jij bovenstaand probleem helemaal niet.
Maar. . . weet jij iemand die deze tips wél heel goed kan gebruiken? Stuur ze gerust naar mij door! Via carmen@ycontrol.nl of 0625216157.